Tutamıyorum Zamanı! Etkili Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?


Normal zamanlarda hepimizin şikayet ettiğimiz zamanın yetmediği kanısı ve stresli bir hayat yaşamamız bu günlerde yine karşımıza farklı bir perspektiften çıkıyor. Çoğumuzun korona virüsü sebebiyle evde kaldığı, kalabildiği bu dönemlerde hepimizin fazlasıyla zamanı olmasına rağmen zamanın hiçbir şey yapmadan, yapamadan geçtiğini, tüm gün evde olmamıza rağmen hala okumak istediğimiz kitapları okuyamadığımızı, o yoğun günlerimizde “şöyle bir boşluk bulsam da izlesem” dediğimiz filmleri veya dizileri hala izleyemediğimizi hatta ve hatta ailemizle bile sohbet etmek için yeterli zamanı bulamadığımızı fark ettiniz mi?

Bu yazımda zaman yönetimini elimden ve kalemimden geldiğince açıklamaya çalışacağım. Öncelikle zaman yönetiminin ne ifade ettiğini daha sonra şimdiye kadar bu yönetimi neden yapamadığımızı ve zamanımızı en iyi şekilde yönetebilmek için dikkat etmemiz gereken maddeleri ve son olarak da bu yönetimi nasıl yapabileceğimizi açıklayacağım.

Öncelikle “zaman” kavramı ile başlamak istiyorum. “Zaman”  herkes tarafından bilinen fakat anlaması ve tanımlanması bilim insanlarına, felsefecilere, din alimlerine ve sanatçılara göre farklılık gösterebilen bir kavramdır. Mesela fizikçiler zamanı geçmişten günümüze geleceğin ilerlemesi olarak tanımlamaktadır. Felsefeciler ise tüm var olanların birbirlerinin yerini alarak zincirledikleri sonsuz süre olarak tanımlar zamanı. Filozof Aziz Augustinus, “İtiraflar” kitabında zaman hakkında şu sözleri söylüyor: “Peki o halde zaman ne? Hiç kimse bana sormazsa biliyorum da biri sorup da ona açıklama yapmam gerektiğinde bilmiyorum.” Kısa ve basit bir şeklide bu kavramı tanımlarsak “hayatın akışı içinde yapılan eylemlere bağlı olarak geçen süre” bize zaman kavramını verir diyebiliriz. Zaman kavramının kimler için ne ifade ettiği, kimlerce nasıl yorumlandığını ve basit tanımını incelediğimiz üzere artık bu önemli kavramın yönetiminin ne anlama geldiğini açıklamak istiyorum. Zaman yönetimi belirli bir zaman aralığında yapılan veya yapılacak faaliyetlerin organize edilmesi ve planlanmasıdır. Zaman yönetimi bazı insanlar tarafından çok meşgul insanların ihtiyaç duyduğu, meşgul insanların haricinin ihtiyaç duymadığı önemsiz bir konu olarak algılanıyor. Öncelikle bu algı kesinlikle yanlıştır çünkü birey ister belirli bir zaman aralığında yapacak bir işi olmasın, ister  o zaman aralığında birden çok iş yapması gereksin, zamanını planlamalıdır.

Zaman yönetimi, daha müsait olan insanlarda zamanını daha iyi değerlendirmesi gerekliliğinin farkındalığını oluştururken, zamanın değerini daha kolay anlama şansı verecektir; meşgul insanda ise yaptığı ve belirli bir zaman aralığında yapmak zorunda olduğu işlerin ve eylemlerin etkinliğini ve verimliliğini artıracaktır.

Zaman yönetim tekniklerine geçmeden bu yönetimi yapmamızı engelleyebilecek bazı hususlar var maalesef. Zamanımızı en iyi şekilde yönetmek için bu hususlara dikkat etmemiz gerekir.İşte bu engellerden bazıları:

•Mükemmeliyetçilik

Hepimiz yaptığımız işin çok iyi olmasını isteriz ve bunun için elimizden geleni yapmaya gayret ederiz, herhangi bir aksi durum olduğunda ise bu durumları kabul edebiliriz ancak bazılarımızın kesinlikle hiçbir eksikliğe veya yanlışlığa tahammülü olmuyor. Ne var ki bazen işler istediğimiz gibi gitmeyebilir. Bazen kendimizi yapmaya çalıştığımız işlerde aşırı zorlayabilir bazen de hedeflerimiz gerçekçilikten çok uzak olabilir. Mükemmeliyetçi kişiler işler yolunda gitmediğinde büyük bir hayal kırıklığı ile karşı karşıya gelebilirler, umutsuzluğa kapılıp işleri yarıda bırakabilirler. Aynı şekilde zaman yönetiminde de mükemmel bir zaman planlayıcısı olmak gibi bir hedefe sahip olmak, kısa bir süre sonra hayal kırıklığı yaşamak ve vazgeçmeye meyil etmekle eş anlamlıdır dolayısıyla zaman yönetimimizi planlarken esnek olmalı ve olası muhtemel aksilikleri göz önünde bulundurmalıyız.

•Erteleme

Erteleme davranışı, zamanı planlama ve başarı karşısındaki en büyük engellerden biridir. Ertelenen her iş bir diğer işi etkiler ve bu bir kısır bir döngüye yol açabilir. Erteleme alışkanlığından vazgeçmek zaman yönetiminin ilk ve en önemli basamaklarından biridir. Bu alışkanlıktan kurtulmak için bir “ertelenen işler listesi” hazırlanabilir. Bu listeyi hazırladıktan sonra her bir maddenin yanına o işe başlayacağınız tarihi ve zamanı belirgin bir şekilde not etmelisiniz. Bu listedeki belirgin bir şekilde belirttiğiniz tarih ve saatler sizi harekete geçirmeyi kolaylaştıracaktır. Tüm bunları yaparken henüz erteleme alışkanlığından kurtulmadığınızı hatırlatmak istiyor ve hemen aksiyon almanızı tavsiye ediyorum.

•Kendine az veya çok güven:

Hayatta kendine güven iyi ve yararlı bir özelliktir fakat fazla güven boş verdiciliğe, az güven ise tembelliğe yol açar. Kendine çok güvenen birey nasıl olsa ben yaparım o şekilde veya bu şekilde diyebilir, az güvenen insansa nasıl olsa yapamayacağım hiç denemeyeyim diyebilir. Bu durumlar iki tür birey için de düzensizlik ve başarısızlığa yol açar.

•Hayır diyememe

Zamanımızı yönetirken en çok ihtiyaç duyacağımız maddelerden biri çevremize hayır diyebilmektir. Bir program çerçevesinde çalıştığımız için çevremizden gelen teklifleri zaman zaman reddetmemiz gerekebilir aksi takdirde programımız sık sık ertelenecek ve bir zaman sonra geri dönüşü olmayan bir şeklide tamamen kendimizi programın dışında bulabiliriz.

Şimdi “zaman yönetiminin” ne anlam geldiğini, neden gerekli olduğunu ve bu süreçteki önümüzdeki muhtemel engelleri kaldırdığımıza göre artık zaman yönetim tekniklerine geçebiliriz.

1-)POMODORO TEKNİĞİ

1980’lerin sonunda Francesco Cirillo tarafından geliştirildi. Pomodoro Tekniği çalışma saatinin parçalara ayrılmasını ve bölünmüş zaman aralıklarıyla verilen molalarla tamamlanması gerektiği fikrini temel alır. Bu demektir ki, 25 dakika çalışırsınız, sonrasında 5 dakika mola. 4 Pomodoro’dan sonra, 15-20 dakikalık daha uzun bir mola verebilirsiniz, tabi ki hiçbir şey devam eden bir Pomodoro’yu bölmemelidir. Bu tekniğin arkasındaki felsefe oldukça basittir: Sıkça mola vermeniz sayesinde dikkat dağınıklığınız minimum seviyeye inecektir aynı zamanda yenilenmiş ve enerji dolu hissetmenizi sağlar.

2-) O KURBAĞAYI YE (ZOR İŞİN ÜSTESİNDE GELMEK)

 Başlıktan hepinizin nefret ettiğinin farkındayım özellikle bu günlerde başımıza gelenlerin Çinli birinin yarasa yemesiyle başladığını düşünürsek daha da iğrenç oluyor. Yemeniz gereken kurbağa sizin en zor görevinizdir. Yani onun hakkında yapacak bir şeyiniz yoksa erteleyeceğiniz şeydir. Bu görevi ilk olarak yapmak ve onu yolunuzdan çekmek diğer görevlerin gözünüze kolay görünmesini sağlayacaktır. En korkunç görünen işi tamamlamak size diğer işleri yapmanızda motivasyon sağlayacaktır.

3-)EİSENHOWER MATRİSİ

1953-1961 yılları arasında Amerika Birleşik Devletleri’nin başkanlığını yapan Eisenhower’in geliştirdiği ve kendi adını alan bu yaklaşım, zaman yönetiminde başarılı olmanızı sağlayabilir.

Eisenhower Matrisi’nin uygulanması ise oldukça kolay. Yapmanız gereken, işlerinizi aşağıdaki şekilde kategorize etmek.       

  • 1-)  Acil ve önemli.
  • 2-) Acil ama önemli değil.
  • 3-) Önemli ama acil değil.
  • 4-) Önemli değil ve acil değil.

4-)ABC YAKLAŞIMI

 Eisenhower Matrisi yöntemini mantıklı ve yapılabilir bulduysanız ama kategorizasyon size biraz karmaşık geldiyse ABC Yaklaşımı size göre olabilir. ABC Yaklaşımı metodunda yapmanız gereken; önemli, orta önemli ve az önemli olacak şekilde işleri kategorize etmenizdir.

5-) YARIN YAP!

Bu kadar zaman yönetiminden, işlerimizi ertelemememiz gerektiğinden bahsettikten sonra şimdi de işlerimizi ertelememizi mi söylüyorum daha neler!!! Mark Forster sadece bir görevi ele alıp ona odaklanmayı tavsiye eder, bu diğerlerini görmezden gelin demek oluyor. Yani yapılacaklar listesinden bir iş seçip sadece seçtiğiniz işe odaklanmanız gereken bir yöntemdir, geriye kalan görevlere seçmiş olduğunuz iş bitmeden başlamamanız gerektiğini savunur.

6-) İŞLERİ YOLUNA KOYMAK

İşleri yerine koyma metodu, David Allen tarafından geliştirilmiştir. Bu yöntemde zamanını planlamak isteyen birey yapacağı bütün işleri ve bütün ihtiyaçlarını yazması gerekir. Bu listedeki maddeler daha sonra  parça parça bölünmelidir. Daha küçük görevler çabucak bitirilir ve daha büyük görevler tamamlama başlamak için daha küçük parçalara ayrılır. İşleri parça parça ayırmak o işin organizasyonunu ve yapımını kolaylaştıracaktır.

Yaptığımız ve yapacağımız işlerde bu teknikleri kullanmak için daha önce belirttiğim olası engelleri göz önünde bulundurarak, bu teknikleri kullanmak daha az enerji harcayarak daha verimli ve pozitif sonuçlar almamız mümkün.Bu teknikleri kullanmaya başlamak için bu günlerin en ideal zamanlar olduğunu düşünüyorum. Ülkemizdeki ve dünyadaki bu virüs sebebiyle hepimizin, normal zamanlara göre daha boş zamanı olduğu malum ,eğer bu boş zamanlarımızı iyi ve etkili bir şekilde yönetebilirsek, normal hayatımıza döndüğümüzde her birimizin daha bilinçli ve birikimli şekilde hayatımıza devam etmemiz işten bile değil…

 

 KAYNAKÇA:
https://www.mapfre.com.tr/blog/dusle/zaman-yonetimi-teknikleri/
https://www.abprojeyonetimi.com/10-populer-zaman-yonetimi-teknigi/
PAYLAŞ
Avatar
İstanbul Üniversitesi İngilizce İşletme 2. sınıf öğrencisiyim.Yazdığım yazılarla ilgi duyduğum farklı alanları araştırma ve bunları ifade etme yeteneğimi geliştirmeye çalışıyorum.Yazdığım yazıların kişisel ve kariyer gelişimimde önemli bir etkisi olabileceğini düşünüyorum.

CEVAP VER

Please enter your comment!
Please enter your name here